很多人熟記了稱謂語、祝頌語、結尾敬語等用詞，卻忘了如果要撰寫公函，或是比較正式的中文書信，正文內的稱謂也要記得替換，才能正確的表達你對收信人的敬意。 以下列出常見的稱謂替換用語，也可參考在公函書信格式整理的表格。 其實有些用語至今我們依然會使用，不會難記，只要考生稍加留意並經常使用，都能寫出合乎禮貌且充滿敬意的正式書信。 打招呼，介紹你自己是誰，專業科目是什麼，並簡單說明你和教授或老師的關係，例如是哪一堂課的學生、哪一年的助理等。 畢竟教授和老師教過這麼多學生，或許很難一看名字就馬上記起你是誰，提供一些背景資訊讓對方知道邀請撰寫推薦信的對象是誰，也是較有禮貌的方式。
時時都要注意尊重閱讀者的時間，盡量用精簡的文字來敘述事情，不要使用過多的形容詞、語助詞、或是描述太多故事背景，誇張到像寫文情並茂的情書就太過頭了。 信件禮儀可能影響一次合作機會的成功與否，亦可能因此多一位朋友，或是讓自己的專業度提升，因此人人都應該學會怎樣寫商業書信。 檢查後收下的意思，書信裏通知對方收取郵寄或送遞的物件時，通常會使用這個詞語，如「貨物樣本已於昨日寄出，敬請查收」。 左述都是「祝頌」的意思，一般而言，對長輩應該用「恭」、「敬」開頭的用語，對平輩則可以用「即」、「順」開頭的用語。
寫信範本: 正式商業書信
「致」是送達的意思，「此致」就是「以上這些內容要送達某某人」的意思，因此「此致」之後，一定要接著寫上收信人的姓名。 如果書信開頭已經落了上款，則正文之後就不應該用「此致」來結束，否則就會重複出現兩次收信人姓名；只有當書信以「敬啟者」接以正文開頭，才能用「此致」作結，把上款挪到「此致」後面；這是標準公函的常用格式。 信末祝頌語用來向對方表示祝禱或者請安，這方面的用語在現代書信裏已經漸趨簡單，多數是祝願對方生活愉快、身體健康一類。
- 避免使用「關於 xxx (模糊的主題)」、「合作邀請 (只寫了「合作邀請」四個字的主旨)」這種看似「精簡」，實際上對瞭解信件內容沒有幫助的主旨。
- 不過，也提醒正在準備DSE中文科的考生，書信寫作題目可不是只有撰寫一般的私函書信而已。
- 無論是活動的規劃、進行與成果檢討上，都盡心盡力帶領系學會幹部與同學達成目標，追求效率的同時，卻也展現出團隊合作的精神，在團隊中總是擔任「領導者」角色的 ○○ 令我十分讚賞。
- 一般來說，公函為了表達正式嚴肅的語氣，所有的祝頌詞其實都可以省略不寫。
- 個人與團體或者機關團體之間，因為要解決行政公務上的種種問題而使用的往來信件，則屬於公函。
- 在這個詞語裏，「承」和「蒙」的意義相同，都是承受、得到的意思；這個詞通常用在動詞前面，意在感謝對方的某些行動，比如「承蒙熱情招待，感激之至」。
感謝教授，並附上相關檔案供撰寫推薦信參考，如個人履歷表、成績單、自傳、讀書計畫、專題計畫或系所資料等備審資料。 也可以在信件結尾附上你方便的聯絡方式，如果教授或老師對於撰寫推薦信或推薦函有疑問，也能及時聯絡到你。 （3）我期待達成什麼目的：通知/確認/詢問/參考。
寫信範本: 撰寫中文書信的5大常見錯誤
如果採用標準公函格式寫信給團體機構，即上款在信末的格式，則不應該有祝頌語。 這類由私人發給機構的事務書信，也可以視乎其鄭重程度，採用標準的公函格式，以啟事語開頭，以「此致」收束正文，而把上款挪到信末。 為了方便檢查，前面提到的「這封信的目的」與「明確分段提示重點」變得十分重要。 信件架構清晰，檢查就會更加有效率，因為除了挑錯字外，可以有邏輯地去審視這封信是否符合當初撰寫的目的 (譬如合作邀約的信件沒有提到「下一步該做什麼」)。 若不確定教授是否需要你提供推薦信的草稿，可以主動提出；最後，若申請系所有指定的推薦信格式、截止日期等，也別忘了提供給教授或老師。 若是大學生要申請研究所推甄的推薦函，則能夠邀請撰寫推薦信的教授就有許多位，你可以從必修課、選修課或通識課的教授中選擇，或考慮邀請系主任、院長撰寫推薦信。
此外，若你有希望推薦人在推薦函中著重的具體經驗、技能或知識，也可以在這個段落一併敘述。 如果你選擇邀請平時較熟悉的老師或教授，當然可以先口頭詢問他們撰寫推薦信或師長推薦函的意願，再寄出一封正式的 Email，邀請教授或老師替你寫推薦信。 不論是哪一種形式的推薦信/ 推薦函撰寫邀請，都建議先從下列因素考量如何選擇推薦人，並列出 4-5 位邀請撰寫推薦信的老師或教授。 首先開頭別再 Dear 來 Dear 去了，問候語的選定可視「親密度」來使用（而且 Dear 其實有點「老套」了），可以的話請直接稱對方的「最高職銜」並加上簡單問候語「您好」即可，例如：江校長您好、林老師您好。 「為什麼我發的email，都沒人回？」一封信件的好壞，能讓合作夥伴上天堂或者入地獄，你的信件總是像封萬言書，又或者沒頭沒尾讓人摸不著頭緒嗎？
寫信範本: 寫信前，想清楚5個問題
以下這個邀約演講的信件我覺得很好，可以參考他的格式。 我不是很喜歡資訊另外放附件，因為附件可能會打不開。 像是這樣全部資訊都呈現在信件中供判斷，我覺得比較好。
表明想請教授寫推薦信的目的，並且讓教授知道你決定邀請他作為推薦人的原因。 建議從你課程或專案上的收穫去描述，提到你獲得的優異成績，學習到的知識與見解，你與教授之間互動的具體事項等，都是可以作為撰寫推薦函的素材。 如果你決定邀請與你互動較少的老師或教授作為推薦人，也建議除了寄出正式的師長推薦函 Email 邀請之外，親自向該名老師和教授打聲招呼、說明邀請撰寫推薦函的來意，也是較有禮貌的作法。 由於通常會請熟識的教授、老師寫推薦信，而不是你自賣自誇，對於欲申請的大學或研究所來說，更能透過師長推薦函從第三者的客觀角度認識你，也就是推薦信的價值所在。
寫信範本: 使用 Microsoft Word 的信件範本留下令人難忘的印象
私函是指以「個人」的身分，與身邊的人互通往來的書信；公函則是以你工作上「營業單位的身分」，為了聯繫或解決公務上的事項所撰寫的書信。 有時候DSE卷三的考題也會要求考生依據不同場合、目的撰寫書信，建議考生要多熟悉一般的私函、公函書信，以及公開信等其他類型的信件的書寫方式。 以下針對考試中較常見的私函與公函書信的格式，並提供一些範例給考生參考。
- 由於通常會請熟識的教授、老師寫推薦信，而不是你自賣自誇，對於欲申請的大學或研究所來說，更能透過師長推薦函從第三者的客觀角度認識你，也就是推薦信的價值所在。
- 一般來說，短句我會建議大概 20 字以內，如果句子會超過 20 個字，那我建議該段落至少要 35 字以上，這是為了確保文字在行動裝置跟桌機的閱讀體驗都不會有單字成行的問題。
- 另一種說法，Dear 在語境上，並不是直譯的「親愛的」，而比較偏向「致⋯」的意思，因此在評估時，可以考慮你這封信是否要「致 xxx」。
- 別忘了，推薦信的主角並不是這位推薦人，而是你自己。
- 為了方便檢查，前面提到的「這封信的目的」與「明確分段提示重點」變得十分重要。
- 這邊隨性分享自己對科學及商業的觀點，也會寫一些實用的技術文章。
- 「祈」是請求、希望的意思，在要求別人做事，希望別人有所行動的時候，通常會在有關的行動之前加上「敬祈」、「尚祈」、「敬希」、「敬候」等詞，以表示禮貌，如「敬祈笑納」、「敬希蒞臨指導」。
但是一般而言，寫給親友的私函以互通信息、增進感情為主要目的，可以寫得比較親切隨意；而內容不論多麼豐富複雜，一般只會分段書寫，卻不用點列的方式。 分點敘述平板、正式，只在發給外間機構或者團體的書信中才可能會採用。 至於事務書信，則以處理實際事務為主要目的，因此內容應該具體而明確，客觀而得體，少抒情而多說理。 一般而言，私人發出的信函，通常都包含稱謂、啟首語、正文、收結應酬語、信末祝頌語、署名和日期七個部分。 比較傳統的做法，會在稱謂之後加上知照啟事敬語，即知會受信人，並表示要開始敘述的客套用語；並在署名之後，加上啟告語；這些成分在近代的書信裏已經逐漸省略，這裏只介紹一兩個目前還可能使用到的用語，其餘不再贅述。 由於正式書信有許多用語、書寫位置、格式，也能從中變化出許多類型的考題，考驗學生對於書信格式的理解程度與運用程度。
寫信範本: 中文商業書信怎麼寫？提升專業形象的電子郵件禮儀 8 點
建議用倒金字塔的方式，先在首段大致說明整封信的內容，並且需呈現各項重點，像是人事時地物的資訊及需請對方配合的事情等，避免收件者因為匆匆看過，而漏掉重點，接下來各段再詳細說明細節。 若是對方不認識你，一開始記得要自我介紹，但請簡潔。 除非是行銷上特殊目的考量的電子報主旨，需要取特殊的標題，否則一律建議在信件主旨就直接來意，不要故弄玄虛，否則很容易被當垃圾信件看待，連開都沒開就送進垃圾桶。 「中華行喜帖工廠」從上一代就從事專業喜帖印刷相關生產，累積傳統老師傅經驗加上求新求變的精神，我們一直是喜帖相關產品批發供應商、並替多家喜帖卡公司代工生產。 近年來流行精緻雷雕韓風喜帖，我們更代理經銷進口韓風婚卡喜帖，並創立新品牌春天婚卡提供新人更高品質的選擇。
除了成績單、自傳和讀書計畫之外，為什麼申請大學或研究所還需要推薦信或推薦函呢？ 簡單來說，推薦信是大學或研究所更加了解你，並從「成績以外」之處判斷是否值得讓你入學的證明。 寫主旨的時候盡可能使用「動作句」，並且明確表達最重要的來意，例如「邀請您擔任xx聊天會的主持人」是比較好的，標題太簡短變成「聊天會主持人」反而不好，這樣的標題缺乏「動作」與「來意」，對方反而會降低開信率。 在比較隨意的私人信函中，日期也可以寫得比較隨意，比如只寫月、日而不寫年份，直接寫在署名的下面(橫寫)或者左面(直寫)。 但是比較正式、莊重的信件，或者寫給商業機構的事務書信，適宜把年、月、日都寫上，並且另行頂格書寫。 簽名檔主要的功用在於讓對方知道你是誰，簡單幾行文字列出你的名字、公司、職稱、連絡電話、email、地址或社交軟體等等。
寫信範本: 信件
可以看出私函與公函因為寫信的對象與目的不同，書信格式和規範上也有不少差異。 考生練習DSE的公函書信寫作時，可以照著「重理大於情」的原則，採論說文方式撰寫。 關於私函與公函的更多差異我們整理如下表，建議考生只要記住私函與公函在撰寫用途上的差異，便能知道撰寫要領為何。 正式的中文書信通常包含了稱謂語、開首應酬語、正文、結尾應酬語、祝頌語、署名與日期共七個部分。 不過在撰寫書信時，首先要做的是確立自己的撰寫立場（是私人請託或是代表公司機構），也要考量到寄信人與收信人之間的輩分、關係等差異，才能下筆。 因為不同的撰寫立場跟身分，都會影響到書信所使用的用語與格式。
很多時候我們和陌生人的第一次接觸都是透過一封電子郵件而開始的，比方說應徵工作、合作提案、申請學位……等等。 這封第一印象你不必像出席派對一樣打扮得花枝招展，但至少要乾乾淨淨。 字的顏色也要統一，不要五顏六色，建議重要的資訊另外用其他一種顏色標註出即可。 此外，撰寫公函時如果上款挪到信末（撰寫後稱式公函），祝頌語就不需要撰寫。 一般來說，公函為了表達正式嚴肅的語氣，所有的祝頌詞其實都可以省略不寫。 寫信範本 寫信範本 副總統提到，臺巴兩國數十年來有許多合作計畫，不僅成果豐碩，也深受巴國各界肯定。
寫信範本: 書信格式隨堂考
正文結束以後，通常會加上一兩句結尾的應酬話，這些應酬話同樣應該以切合生活及切合雙方的關係為主，一般以囑咐對方珍重、表示等候對方回覆或者問候其家人為最常見。 凡是以個人為中心，就個人日常生活裏所發生的事情，與身邊有關係的人相互往來所使用的書信，屬於私函。 個人與團體或者機關團體之間，因為要解決行政公務上的種種問題而使用的往來信件，則屬於公函。 所謂機關團體，一般所指的是政府機構、工商機構、以及公營事業機構。 無論哪一種寫法，公函信件內一次只會出現一次「稱謂語」。 但有許多人在公函信件開頭稱呼對方，在結束語之後又寫上收信人職銜與姓名，等於是混合了前稱式與後稱式的寫法，收信人的名字出現了兩次，實際上卻沒有這種寫法，請特別注意。
比起成績單上的成果，海外學校更加重視個人特質、求學經歷與你在課堂上會如何表現，推薦信與推薦函寫得好不好反而成為申請學校的關鍵。 永遠要記得尊重閱讀者的時間，好的信件絕對能讓對方感受到你的認真及專業，對方看完一封非常用心又言簡意賅的郵件，一定會覺得跟你合作是件安心、毫無壓力的事。 另外寫信時，顧及文字專業性，建議用「中文全形」標點符號，不要一下半形逗號、一下全形逗號，全形標點符號有助於閱讀的順暢感，字跟字之間的間距會相當平衡的分開。
寫信範本: 重點步驟如下，文章下方有更清楚的步驟與圖示
賴清德副總統今（12）日下午啟程前往巴拉圭共和國出席總統貝尼亞（Santiago Peña Palacios）就職典禮，並在登機前發表談話。 說明此行將代表我國政府與人民表達對巴拉圭共和國的祝福及對兩國邦誼的重視，並進一步拓展雙方合作，他也會與世界各國領袖展開自信的交流，讓國際社會了解臺灣是堅持民主、自由及人權的國家。 如果窗口是平輩、基層人員，可以用 Hello 或「xxx 您好」，如果是對於年紀較長，或是傳統產業，還是可以使用「Dear」，或是「xxx 經理 (職稱) 您好」。
文章、影片、演講、授課、主持及其他合作邀約相關事宜，來信請寄： 我會在3個工作天內回覆。 如要寫上祝頌語，公函的祝語可以緊接著正文撰寫，也能在另一行空兩格書寫；頌語則一定要在另一行空兩格書寫。 此外，回覆信件時，預設只會回覆給寄件者，並不會回覆給其他副本名單，因此必須記得使用「回覆所有人」的功能。
寫信範本: 推薦信 / 推薦函的開頭該怎麼寫？
取而代之，我會使用品牌名稱 (如：applemint 團隊) 或名字 (如：麻煩 Eric 協助確認)，只有在非得使用代名詞的時候 (譬如重複提到客戶名稱很冗贅)，才會使用第二人稱。 記得兩三年前，台灣曾有新聞指出「不該用 Dear，應該改用 Hello 或 Hi」，我在那之後調整了寄信的習慣。 但是在 BBC 10 年前的一則投書〈Should e-mails open with Dear, Hi, or Hey? 〉中，可以發現這件事即使在英語系國家也還有諸多討論，因此關於是否該使用，我認為還是要看溝通對象。 舉例來說，如果寫信的對象是平輩，但是卻堆砌了許多敬稱，反而容易給人官腔、不誠懇的感受；但如果對象是公務機關的決策者，卻使用與平輩的語氣，則會帶給人輕浮的印象。 只要掌握 3 個重點——你為何適合該學校或科系，為何該錄取你，以及為何是這位推薦人幫你撰寫推薦信？
一般人的話非必要，但在職場上一個好的簽名檔會讓人對你印象深刻。 寫信範本 寫信範本 上面是常見到的幾種讓人傻眼的狀況：個人資訊被洩漏、附件名稱讓人搞不清重點或忘記附件、主旨沒重點、內容沒禮貌且不知你是誰？ 還有很多寄 email 會發生的錯誤，這邊就不一一舉例，下面我要來說寫好一封乾淨簡潔的信有哪些事要注意的。
寫信範本: 老師書信
以下整理一些書信考題與相關的資源，建議準備DSE的考生可先從以下5個題目先小試身手，檢視一下自己目前對書信格式的理解程度如何。 一般來說，撰寫私函郵件時，日期沒有嚴格要求要如何撰寫。 不過撰寫公函郵件時，日期就必需按照「年份、月份、日期」的順序來撰寫，並且記得要要另啟一行頂格書寫，才是正確的寫法。
