最簡便的方法，就是在書單上再新增一些欄位例如「是否借出」、「上次借出時間」、「借書人」、「備註」，讓被借出的書都註記好相關資料，搭配前面提到的篩選功能就很便利管理了。 如果要邀請其他人一起檢視甚至共同編輯你的書單，例如邀請親朋好友，或是你的讀書會成員要查看共讀的書單，首先你可以從資料庫畫面左方的「功能捷徑」目錄點選「管理使用者」，系統會把你帶到「使用者表單」的畫面上。 要如本文教學一樣匯出資料的話，一樣在下方的「設置」icon，點「導出數據」，依據畫面的引導做選擇（選擇檔案要寄到你信箱？還是一樣存到 iCloud 應貼？或是 AirDrop 到 Mac 電腦？）、選擇要匯出的檔案格式與欄位就可以了。 以英文書籍來說，英語世界後起之秀 Goodreads 支援匯出 CSV，iOS、Android 平台均支援，英文書多的人可以直接考慮 Goodreads。
「表單」可以當作填寫資料的介面，想像填寫申請表格/網路問卷會看見的：一格「問題」，搭配一格要填入的「答案」，就是表單常見的樣子；紙本的報價單、請購單、出貨單等要 E 化，也是要轉化為線上表單的格式。 我們會在試算表的第 1 列放入描述/定義其他列的資訊，稱為標頭/表頭（header row），像是A1--「資料編號」、B1--「員工名稱」、C1--「部門」等。 假設我們有一組「員工人事資料」要放在試算表裡，員工共有 6 位，每個員工資料都包含資料編號、姓名、所屬部門、職稱、公司電話、Email等 8 項內容。
如何整理大量紙本資料: 步驟！批次列印多個文件檔！
此外，ScanSnap S1300同樣附有名片管理軟體與PDF文件管理軟體，讓這臺產品的功能，幾乎能夠達到一般桌上型設備的使用效果。 應用 2 只要一個掃描步驟，便能結合雲端應用一般掃描的習慣是，將掃描結果直接儲存為檔案居多，但在掃描設定中，我們也能夠設定為「掃描至Email」與「掃描至應用程式開啟」，這兩種方式也已相當普及，但現在可以有不同的使用經驗，那就是將掃描與雲端結合。 例如掃描至「Email」配合Google免費的Gmail服務，我們便能將文件掃描後寄出，而利用「掃描至應用程式開啟」功能，我們能夠直接將掃描結果發布至雲端筆記軟體，或是線上的網路免費空間，像是EverNote等軟體，讓資訊迅速儲存在雲端伺服器上。 而與企業平臺結合方面，有些廠商也特別提供整合好的功能，像是Fujitsu ScanSnap系列能夠將文件掃描至微軟SharePoint平臺。 這樣的做法，在外出洽公時，只要打開筆電或是手機，便能夠隨時查閱資料。
步驟很簡單，點首頁上方的「My Book」、選右下方 Tools 的「Import & Export」，在新頁面點「Export Library」後，會在下方產生一個連結，點連結即可下載。 可以先都掃在一個預設的分類（例如 want to read ）裡面，之後有需要再批次修改，掃起來會比較快。 你可以自訂「我的雲端硬碟」和共用雲端硬碟中的資料夾及資料夾捷徑顏色。 因此表單上的一個頁面，就是一筆資料（entry, record），也就是試算表上的一列。 從另一個角度來說，也可以說試算表一列資料的細節，可以展開、呈現在表單上。
如何整理大量紙本資料: 這個網誌中的熱門文章
如果想要像最前面圖示的那樣連書封都顯示出來，可以另外設定圖片上傳類型的欄位，不過就有可能比較費工一點點囉！ 在畫面右上方有一個選單圖示，點下去就可以看到「匯出書本清單」的選項，按照預設值選擇即可匯出 Excel 檔案到手機資料夾中，你也可以選擇直接同步自己的 Google Drive 或 Dropbox ，這樣直接透過雲端硬碟在電腦打開 / 下載檔案很方便。 不過並不是說二維表就不能匯入像 Ragic 這樣的資料管理工具來使用，只要用一點小技巧將二維表轉換回一維表就可以了，最簡單的方法，就是用Excel的取消樞紐轉換來做。
比如說，如果需要找一個住在高雄、懂得XX技術的人，隻要在搜尋時鍵入關鍵字，就可以馬上確認有無這樣的人，並且可以一次就全部找出來，將可大大提升工作的效率。 比照這類管理與銷毀步驟，企業平時要管理紙本文件或實體硬碟，可在辦公室較內部的區域，建置一個門禁較嚴謹的環境集中管理，而文件需要銷毀時，除了用碎紙機當場攪碎，並自行將文件送到紙廠水銷回收或焚化爐燒毀，建議全部過程都要錄影存證，並派遣如政風人員隨同見證加強公信力。 其實，坊間目前有一些廠商就有提供文件保存的服務，他們所提供的服務，就是讓客戶不用自行保管文件，而是交給他們集中管理，同時也提供硬碟與磁帶等儲存媒體的儲存服務。 而將文件交由這些廠商管理，一來是不必在空間有限的辦公環境內找地方存放，二來是保管的風險與責任全部轉交到文件保管廠商，可以讓企業減少負擔的同時也降低風險，就真的像把貴重物品存放在銀行金庫一般。
如何整理大量紙本資料: 表格的基本元素
假如你最近正在進行某種主題閱讀，希望更快找到特定主題或作家的書；最近某出版社在打折，想從待購書單中找同個出版社的書，你可以透過左側搜尋列或欄位標頭輕鬆找到對應資料，有需要的話還可以把常搜尋的條件存起來方便隨時點選。 從這三個標準來篩選，事情其實就很簡單，因為雖然市面上的書籍管理管理 app 很多都支援條件一（掃條碼），但可能基於開發目的/商業模式考量，支援第二項條件「可將書目匯出成 CSV 檔」條件的 app 其實蠻少的。 再把第三個條件（書目收錄量夠多）加進去，符合的 app 可能就剩下個位數了。 而如果你用的是這些網站的手機 app 版本，它們通常也支援以手機掃條碼（ ISBN 條碼）查詢查詢、建立書籍清單。 這等於只要把自己書架上的書都拿到這類 app 上掃一掃，有符合的，不用自己輸入任何資料，就可以建檔了！
而這時候前面利用「來源」建立的筆記標題就發揮作用了，方便我直接搜尋到該記事。 我是一個很懶惰的人，要我去整理紙本名片可以說是天方夜譚，日積月累下來，根本不可能在需要時找出以前交換過的某一張名片。 所以首先一定要想辦法用懶惰的人也能輕鬆完成的方式，將紙本名片「無紙化」，然後用數位的方法加快整理的效率、減少無用的步驟。 如何整理大量紙本資料 你的組織手邊很多資料但有點亂，想要整頓這些資料，讓它變成有用的資訊、報表，且能依據不同需求重複利用，不需要每次重新整理資料。 在通訊錄輸入完整的資料並建立關鍵字，可以讓人脈發揮意想不到的效能。
如何整理大量紙本資料: 不同結構的「表」：「試算表」、「表單」等各有不同
1.我沒有購買付費版，最多一週只能掃三張名片，而有時候剛好遇到聚會，就會超出限額。 2.掃描需要一些時間，掃描後，不免要去確認一下各個欄位掃描是否正確（雖然大多時候都是正確的）。 3.掃描後轉存通訊錄時，常常第一時間還不知道應該將聯絡人分類在哪裡比較好，因為還不知道會和這位聯絡人產生什麼聯繫。 或者，你想在 Excel 或 Ragic 針對特定資料做樞紐分析或輸出成圖表，卻不確定要怎麼整頓資料、劃分儲存格、把哪些訊息要放在哪一格，才能跑得出你想要的結果，也不確定現在手上的「表格」，是以怎樣的邏輯架構的，是否需要經過格式轉換，才能進一步達到你要的效果。
以Fujitsu最近推出的可攜式掃描器ScanSnap S1300為例，它算是相當輕薄短小的產品，不過體積較其他可攜式產品稍大，主要原因是，它能夠以饋紙式的方式來送紙，一次可以放入10張文件，而一般可攜式設備通常採手動送紙的方式。 這臺掃描器的體積雖小，但功能大致上與桌上型的ScanSnap S1500差不多。 它能夠支援雙面掃描、彩色掃描，並具有自動偵測文件的大小、刪除空白頁、歪斜校正、文件自動翻正等功能，也能夠將掃描文件變為「可搜尋的PDF」檔，讓掃描作業不在辦公室也能順利進行。
如何整理大量紙本資料: 老是找不到重要資料？最強悍「紙張整理術」就算文件再多也能立刻找到！
因此，如果你手上有的是二維表，這個表格不一定適合直接匯入前述的表格管理工具，因為這不是系統接受的格式；也不適合把資料源頭保存成二維表，這樣之後要用其他方式分析不一定容易。 如何整理大量紙本資料2023 在文件銷毀的方式上，目前企業在處理廢紙的作法，有可能是集中整理，或使用碎紙機攪碎，但是最後的步驟，往往都是直接交由大樓清潔人員，一來清潔公司不會多收費，二來是他們還可將這些廢紙拿去資源回收賣錢，但是資料外洩的危機就是在這種情況下發生。 因為清潔人員收到整袋的紙張，不論是完整的，或是絞成碎片的，都是直接交給資源回收商處理，這過程如果被有心人得知，他們就可以輕易得到這些內含機密資料的廢紙，再加上，如果碎紙機粉碎的程度較差，還是有機會將這些文件復原，並且擷取其中的資料，可看出這樣處理的方式，其實風險相當高。
接下來，你該好好考慮如何做好備份及歸檔管理，這是紙本文件較不易處理的事，現在我們只要善加利用數位文件的特性，就可以輕鬆解決這些問題。 最後，以這樣的方式提高我們將手邊文件數位化的動力，進而發揮電子e化後的特色，但我們也要注意到一件事，這些數位文件的產生與保存，是否會影響到公司內部的安全管控呢？ 如果會，企業應該更積極地建立自身的知識文件管理系統架構，讓掃描的資訊能集中管控並且設立權限，讓這些資源能夠以受管控的方式來共享。 文件數位化並不是什麼新的議題，掃描器也不是什麼嶄新的設備，但是在數位化已相當普及的現代來說，我們仍然沒有善加利用。 以桌上型A4饋紙式掃描器來說，它的機身相當小巧，放在辦公桌面上其實不會佔太多空間，但一般人可能沒有想到，可以使用這種工具將個人文件通通數位化。
如何整理大量紙本資料: 資料整理入門（上）：認識你的資料格式
如果擔心萬一硬碟出了什麼問題，可以再準備第二顆硬碟做備份，放在另一個地方，這樣就等於把資料的儲存分成行動資料庫(目前需要使用的)、基地資料庫(負責備份工作資料)，以及備份資料庫(負責備份從以前到現在的所有資料)，這樣就萬無一失了。 再把工作電腦里頭的資料重新整理，把已經不會用到的文件通通砍掉，就可以讓電腦馬上“瘦身”，大大提升電腦的使用效率。 如何整理大量紙本資料2023 而且因為已經有了備份，所以也不用擔心砍錯，真的有需要再從硬碟找就可以了。
數位資料整理要有建立“中央資料庫”的概念，也就是把所有同性質的資料都放在同一個地方，例如文件存在同一個空間、通訊錄存在同一個空間、軟體存在同一個空間。 如果其他地方有需要，例如PDA上面需要建通訊錄，隻要再從通訊錄的中央資料庫複製就可以了。 各層的歸檔邏輯可以依個人的喜好、習慣來擬定，如果沒有特殊的考量，用工作來分是最簡單的分類原則，因為比較容易判斷和聯想。 此外不要分太多層，一般來講4~5層、80~100個資料夾，對一般人來講已經綽綽有餘，把層次搞得太複雜反而難以管理。 由於 Ragic 支援直接匯入匯出 CSV / Excel 檔案，只要在建立表單時，選擇「用既有 Excel 來建立表單」這個選項，你就可以很快地把手邊的 CSV / Excel 檔案變成一個可隨時彈性調整設定的資料庫，這裡有附上圖片的完整教學。
如何整理大量紙本資料: 在其他應用程式中建立 Google 雲端硬碟檔案或資料夾的連結
我們也能夠快速找到內文相關檔案，只需至使用介面鍵入內文關鍵字即可輕鬆找到，或者是直覺地預覽文件縮圖，只要將滑鼠移到檔名附近，就會產生預覽圖像。 這樣的平臺也具有權限管理系統，可以針對搜尋、預覽、下載、刪除、上傳、轉寄等功能，設定不同權限給不同的使用者。 如何整理大量紙本資料2023 軟硬體的配合與各式應用，讓個人文件數位化更容易過去電子化失敗的原因可能在於，文件數位化的步驟、流程不夠簡易，掃描後的文件只是換個地方保存，導致使用者不願養成習慣，或因不瞭解文件數位化後的管理形式而抗拒。 綜合來說，以前使用掃描器將文件做數位化的動作時，也只是成為影像檔，我們沒辦法有效的搜尋文件內容，在檔案數量相當多的時候，我們仍然不易找到該份文件，必須要依靠分類、檔名、或是一頁一頁地去尋找，這樣的數位化方式，只是將文件在保存方面很容易，但實質上並無法提升使用效率。 現在，配合相對應的軟硬體，讓操作簡化，像是以前沒有搭配文字辨識技術，只能用系統去建立索引的方式，讓檔案容易被找到，而自動進紙器與輔助掃描功能的設計，也讓掃描工作不需要花費太多的步驟，便能夠獲得最佳的結果。
在工作或生活中，對煩雜的事物，想要有所改變的時候，最重要的是“心態”，也就是要“下定決心”。 不要認為這是義務或是感到焦慮，而是把它當做“自己想做，所以去做”的事，那麼便能開心地朝目標邁進。 不要想得太嚴肅，找出嚐試新事物的樂趣，這樣應該就能有愉快的新發現。 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。
