2、對應專案目標，有一個檔案非常重要，就是工作說明書（SOW）。 專案章程 專案發起者基於業務需要、或產品或服務的需求給出《工作說明書》。 有些專案得利於週報，而其他則僅需要每月一次的資訊更新。 盡可能提高您專案報告的排程頻率，因為這對專案關係人而言非常實用。 無論專案是進度正常、存在風險或偏離軌道，其內容都不應只對進展不順利的事物提供反應式報告，而應包含有效的報告，以利團隊同步掌握專案進度的最新資訊。
與專案關係人就專案成功與否進行溝通，其中包括何事正確，何事錯誤。 開誠佈公地接納回饋，是團隊成員從錯誤中學習的最佳方式。 除了展示專案起始構想以外，您還應列舉優點、成分以及與專案交付項目關聯的風險事實。 您可能還需要依據組織衡量成功的方式，列舉其他指標。
專案章程: 專案目標的優勢
若您的專案時程很短，或任務與任務間進展很快速，請將目標訂為傳送每週專案狀態報告。 反之，若您要報告的計劃是長期專案，您可能只需要傳送雙週報或甚至月報。 最重要的一點是確認您的專案關係人都獲得最新資訊。 我們現在知道這類會議並非運用您時間的有效方法。 有別於面對面的會議，專案狀態報告是在集中的工具上分享，因此團隊成員可在想要確認時，以非同步的方式予以確認。 專案章程 他們可以返回參考資訊，或在必要時更深入研究專案。
- 您應一律指出專案是進度正常、存在風險或偏離軌道，提供簡短摘要來說明哪些已完成，哪些將至，再向外連結至其他資源，供想要更多細節的人員參考。
- 這樣就為審核者提供了一切所需資源的細目，使他們能夠瞭解您請求特定預算金額的理由。
- 無論專案是進度正常、存在風險或偏離軌道，其內容都不應只對進展不順利的事物提供反應式報告，而應包含有效的報告，以利團隊同步掌握專案進度的最新資訊。
- 這些報告是對過去一兩週、或一個月的專案工作期間所發生的事做出摘要。
- 一般而言，專案目的會定義什麼是交付項目，但您的目標涵蓋的範圍不止於交付項目。
- 無論您的意圖是什麼，您需要的都不僅僅是完成待辦事項的動力。
起草和分享狀態更新報告的最佳方法是利用工作管理工具。 應找一種能提供綜觀專案的工具，以利您的團隊對所有專案相關的工作提供及中的事實來源。 這樣一來，不僅不用在試算表中管理專案，您還可以把一切資訊儲存在同一處：狀態更新、專案簡述、關鍵交付項目，以及重要的專案里程碑。 您的報告將可輕易地與人分享，且專案關係人可以隨時返回察看之前的報告，以免電子郵件過多造成您的負擔。 高效的專案狀態報告是確保專案關係人在專案進展期間同步掌握資訊，並獲得所有相關資訊的最佳方式。 這些高階資訊更新可主動讓您的團隊得知專案是進度正常、存在風險還是偏離軌道，以便您在必要時修正方向，從而每次都能遵守期限。
專案章程: 專案目標與專案里程碑
執行摘要的目的是提供一個高層次的專案摘要來概括描述接下來文件裡的每一部份，包括了：專案、組織、計劃、風險及議題、和任何會對專案有影響的假設或限制。 專案章程 其他如大約預算、時程、可能的利害關係人、可預期的風險、假設與限制…等，專案章程都要盡可能描述清楚。 專案章程 這時後的準確度通常不高，但沒關係，可以隨時透過一定的變更管理流程去修正，逐步精確。 我們所討論的狀態報告一率都在專案期間傳送，以便確保所有人得知最新資訊。 儘管如此，專案結束後，傳送最終的摘要報告也是不錯的做法。 儘管取決於專案本身及有誰參與其中，但通常您應規劃向參與您專案的所有專案關係人傳送更新。
專案章程範本能列出您從關鍵專案關係人處取得核准所需的一切內容，這樣您就無需擔心錯失步驟。 不妨瞭解如何在 Asana 中建立屬於您的範本。 知識工作者平均每天會在 10 個應用程式之間切換多達 25 次，而且大多數團隊仍在進行遠距工作，團隊合作從未如此分散於各地。 無論您的團隊是 5 人還是 500 人，將任務和溝通安排在一處地方都會是一項挑戰。 運用這五個專案管理步驟，可協助您的團隊維持進展順利，且確保生產力處於最高水平。 某些情況下，您或許想在範本中納入團隊的特定工作流程。
專案章程: 專案關係人與核准人
這份簡介是您的專案計劃的濃縮版本，可供您的專案團隊和專案關係人時常參考。 就像章程一樣，您的簡介提供了關於為何這是好專案項目的情境內容，以及你將在專案期間完成的事情。 這個部分著重於需要被解決或滿足的問題「是什麼」。 專案章程 你或許正在你的公司提出一項新計畫，此項計畫需要上層主管的批准才能執行。 又或者，你正在對新客戶提出一項價值好幾百萬的專案計畫。 此時，針對執行此專案對公司解決問題或滿足客戶需求的重要性，提出具體、真實、又無法被反駁的鐵證，來說服上層主管和客戶需要採行，是第一個重要的課題。
與其手動集結這些資訊，不妨使用專案狀態報告範本來簡化此流程。 這樣一來，您就可減少耗費在不必要的資料收集工作的時間，並將更多時間投入重要的工作。 一般來說，專案核准都會需要與專案關係人進行溝通，您的目標、範疇或專案權責也會發生變動。 靜態 Excel 或 Word 文件無法捕捉到這一互動式的流程，它們很快就會過時，且無法提供進行回饋的空間。
專案章程: 使用 Asana 建立範本
第五部份 專案的注意事項 (需要防止做錯什麼？) 大家都認為自己的專案會很順利，然而，為了防止做錯，我們需要實際的進行檢查。 花時間確定及關注任何可能會對專案產生負面影響的風險、影響專案，此外，我們也需要關注可能會在一開始就決定專案成敗的任何議題、假設或約束等等。 雖然[執行摘要]是文件的第一部分，但建議你在撰寫完所有其他部份後再寫這個部份將會是最有意義的，這將會使你撰寫完成的其它部份以更具體化的方式來概述。
您的專案目的應是可實現的、有時間限制的，而且是您可在專案結束時加以衡量的具體目標。 專案章程應僅包含三個元素：您的專案目的、範疇和職責。 當您的章程獲得核准，您就應該制定一項專案計劃。 您的專案計劃以您的專案章程為基礎，為您的專案關鍵元素提供更深入的藍圖。
專案章程: 【Project表單範例】- 專案章程
若您還未確定人員，可起草一份簡要的資源管理計劃，用以說明在專案期間如何分配各種資源。 您的專案範疇說明需準確定義專案涵蓋的部分以及不包括的內容。 起草專案範疇時，即在設定界限，更重要的是，需概述您在專案時間軸內不會去做的事情。 專案章程2023 這部分要探討的問題是：你的專案能做到的事情有那些？ 當專案開始進行時，會面臨大量的「未知」狀況，因此，你必須先運用「已知」的知識去推動專案 使專案在未知的環境下能達到更具體而明確的目標。 同時，任何情況下，我們都要追求達成目標之外的額外價值。
您可定期傳送報告，藉此避免與專案相關的多個會議 (我們都知道不必要的會議非常不討喜)。 現在，您瞭解了專案狀態報告中需包含哪些內容，但可能還有一些其他疑問。 為專案建立狀態報告時，這些最佳作法有助於制訂出色的更新內容。 所有專案都會面臨困難，它們的表現方式可能是專案風險、非預期的預算增加，或衝擊專案時程的延誤。
專案章程: 專案狀態報告最佳做法
用此範本擬定創意要點，在同一處追蹤交付項目、進行中的工作、優先順序等級及預算，從而共同專注地產出絕佳的成果。 無論您是否相信，大多數個人專案目的都是不具體或無法衡量的。 這是因為我們很難將成功指標轉向內部，轉向我們自己。 但是為了瞭解我們是否改進並且實現了我們的個人目標，我們需要建立一個更清晰的專案目標。 雖然某些團隊可能會將專案目的和專案目標交替使用，但目的與目標之間仍存在一項明顯差異。 您的專案目的應說明專案成功時應實現什麼成果，以及您的專案與整體業務目標維持一致的程度。
很自然地，您會希望工具提供免費、簡單的專案範本，但您想要的不會僅止於此。 若想找到一個可以滿足所有願望清單項目的專案範本工具，不妨尋找一個有足夠彈性，可讓團隊規劃複雜專案 (自最初的交付項目到最終的專案目標) 的工具。 專案交付項目即在專案結束時需完成的資產，例如，在行銷活動中，交付項目可能會是新的廣告或網頁。 一般而言，專案目的會定義什麼是交付項目，但您的目標涵蓋的範圍不止於交付項目。 其中可包括交付項目與資產，或某些無形的要點，例如提高生產力或動力。
專案章程: 建立簡潔而清晰的專案目標陳述
在您花時間實際規劃計劃的詳細內容前，您需要確保先取得核准。 若您要定期針對需要中小型企業投資的專案進行簡報，專案章程範本會是非常實用的工具。 若您的專案往往需要大額商業投資，您可能需考慮改為建立商業企劃案。 商業企劃案是更為正式的文件，其中包括額外的資訊和文件，例如專案的預計投資回報，以及任何潛在的專案風險。 若要在一處位置追蹤專案預算和交付項目，不妨新增一些欄，用以記錄每個交付項目的預估成本，以及專案團隊的預估時間需求。 這樣就為審核者提供了一切所需資源的細目，使他們能夠瞭解您請求特定預算金額的理由。
